Todo sobre Business Central
Conoce los tipos de adquisición y despliegue, las licencias disponibles, sus funcionalidades y las repercusiones en inversión
Cada licencia y cada modelo de suscripción tiene sus ventajas
Parece que ha pasado un siglo: el principal gancho de Navision cuando arrancó su andadura era que permitía que se conectasen dos o más usuarios a la vez. Treinta años después, su sucesor, el programa de gestión empresarial más completo y el favorito de las pymes, Dynamics 365 Business Central, sigue ofreciendo una flexibilidad difícil de igualar por sus competidores. Además, está diseñado para trabajar a tu manera y para funcionar simultáneamente con todas las aplicaciones de Microsoft y con las de otros fabricantes.
Índice de contenido
Modelos de adquisición
Las licencias de Business Central son nominales, se asignan a un usuario concreto que adquiere su propia UL (del inglés user licence). A diferencia de lo que ocurría con Dynamics NAV, estas licencias no se pueden compartir, si bien un mismo individuo puede utilizarla en diferentes dispositivos.
Microsoft clasifica a los usuarios en dos categorías: Usuario Completo y Usuario Adicional:
1. Usuario Completo (también conocido por su equivalente en inglés, full user)
Tiene acceso a la funcionalidad completa del ERP, aunque este acceso se puede reducir configurando los permisos del perfil. Para adquirir el programa, es necesario contratar, al menos, un usuario completo.
Ejemplos de Usuario Completo son: el director financiero, el responsable de administración o el de fabricación.
Dentro de esta categoría, se diferencian dos tipos de usuario, según la funcionalidad de ERP que haya contratado la empresa:
- Usuario Essentials: acceso a Business Central Essentials. Su funcionalidad se explica en el siguiente apartado.
- Usuario Premium: acceso a Business Central Premium. Ídem.
No es posible combinar usuarios Essential y Premium dentro de una misma empresa.
2. Usuario Adicional (additional user)
A menudo representa un porcentaje significativo de las licencias contratadas por una empresa.
Ejemplos de Usuario Adicional son: una telefonista, un comercial o personal de refuerzo que se incorpora a la plantilla de forma temporal para completar una tarea concreta. Existe un solo tipo de Usuario Adicional, llamado Team Member.
- Team Member: tiene acceso limitado al ERP, que se puede restringir aún más mediante la reducción de permisos. Completa tareas básicas, que pueden ser:
✓ Leer toda la información que contiene Business Central.
✓ Crear una oportunidad para una campaña existente y conectarla con una oferta o un pedido.
✓ Crear, editar y eliminar un cliente, un proveedor, un presupuesto y una orden de compra.
✓ Otras tareas incluyen: aprobar o rechazar tareas asignadas en los Flujos de trabajo; crear, editar y borrar información personal; y registrar horas en un proyecto.
Funcionalidad disponible
Business Central viene en dos modalidades. Cada empresa puede adquirir la suya dependiendo de si tiene que gestionar servicios y/o fabricación:
1. Business Central Essentials
✓ Gestión financiera.
✓ Gestión de oportunidades (CRM).
✓ Gestión de proyectos.
✓ Gestión de la cadena de suministro.
✓ Gestión de recursos humanos.
✓ Gestión del almacén.
2. Business Central Premium
✓ Toda la funcionalidad incluida en Essentials.
✓ Gestión de servicios.
✓ Gestión de fabricación.
Despliegue
Dynamics 365 Business Central ‘on-premises’
Tú decides dónde alojar el programa y tus datos: en tus propios servidores físicos o en la nube, ya sea pública o privada. Se puede adquirir como compra única o con un pago recurrente (suscripción):
- Licencia en modelo compra: esta modalidad requiere un pago anual por derechos de actualización de versión, que Microsoft llama BREP (del inglés business ready enhancement plan) y que supone el 16 % del precio total del programa.
- Licencia en modelo suscripción: pago mensual sin cuota de BREP.
Dynamics 365 Business Central ‘cloud’
El programa se adquiere en suscripción mensual y está alojado en la nube de Microsoft, junto con tus datos. La principal ventaja es que no requiere infraestructura de ningún tipo, ni tampoco el pago de BREP. Tampoco se ha de ir actualizando porque de esto se encarga Microsoft.
Inversión
Para saber qué modelo de programa es más rentable, es necesario valorar todos los costes implicados a medio y largo plazo. Jonas Mikalkėnas, experto en Dynamics NAV / Business Central, sugiere analizar los costes acumulados en tres o seis años. En su artículo, Mikalkėnas valora los costes ocultos y concluye que Business Central SaaS suele ser la opción ganadora.
La tarifa de suscripción mensual es el mayor gasto del modelo ‘cloud’. Casi siempre va a costar más que pagar la solución ‘on-premises’. Sin embargo, en Business Central ‘cloud’ todos los gastos de alojamiento y mantenimiento de servidores están cubiertos por Microsoft. No hay costes de personal para el mantenimiento del servidor, ni hay que invertir en hardware. Los únicos gastos restantes, idénticos a los de una instalación local, son la formación del usuario y el tiempo necesario para configurar el programa.
Un estudio de Forrester encargado por Microsoft se atreve a poner una cifra a estas afirmaciones: anaizando un caso práctico, la agencia asegura que el retorno de la inversión del modelo cloud podría alcanzar el 162 % en el transcurso de tres años.
