Caso de éxito de Business Central: CLINIPRO
De Excel compartidos y tareas duplicadas a Business Central
En una empresa con décadas de experiencia, es normal que algunos mecanismos de control y gestiones rutinarias no se hayan actualizado. Era el caso de nuestro caso de éxito. En este artículo, te contamos qué hicimos para remediarlo.
Empresa con más de 25 años de experiencia en el diseño, fabricación, distribución y reparación de aparatos de cirugía estéticas no invasiva.
- A medida que la producción aumentaba, se hacía imprescindible un sistema más eficiente de trazabilidad.
- Algunos procesos eran repetitivos: había datos que se repetían en diferentes soportes hasta tres veces.
- No incluía la gestión interdepartamental.
- El programa no apoyaba la movilidad: el acceso al ERP fuera de la oficina solo era posible mediante VPN.
- Sistema de trazabilidad: hemos automatizado procesos en la cadena de producción con el fin de que CLINIPRO lleve una trazabilidad más rigurosa en menos tiempo.
- Configuración de los agentes comerciales.
- Personalización de roles según el usuario que accede al ERP, lo que permite que el personal de producción y almacén pueda consultar e ingresar datos en el propio sistema.
Además de la implicación y cercanía del equipo de DAIRA, valoro que siempre han estado ahí para resolver nuestras dudas y atender a nuestras necesidades, incluso después de haber acabado con éxito el proyecto de implementación de Business Central.
Eduard Plan
Head of Operations en CLINIPRO
Por lo visto, la grasa que acumulamos en nuestro cuerpo soporta menos el frío que el tejido que la rodea. Las máquinas que fabrica CLINIPRO son capaces de aislar esa grasa, cristalizarla y disolverla. Este y otros avances en el campo de los tratamientos estéticos han colocado la tecnología de la empresa de Sant Cugat (Barcelona) en clínicas y salones de belleza de más de 50 países. Llevan funcionando desde finales de los noventa.
Procesos de negocio mejorables
Algunos procesos de negocio permanecían como al principio. Cuando Eduard Plan aterrizó como Head of Operations en la empresa, tuvo que enfrentarse a los inconvenientes de no contar con un ERP moderno:
- La trazabilidad no era fácil y se hacía mediante documentos Excel compartidos.
- La misma información de producto había que reproducirla en multitud de soportes.
- El acceso al programa de gestión solo era posible a través de VPN.
El punto de inflexión llegó precisamente por el tema de la trazabilidad, recuerda Eduard: «Para poder cumplir con los requisitos de la acreditación que permite vender muestra maquinaria a clínicas de todo el mundo, es necesario presentar la documentación en un formato que no se pueda editar». Como un archivo Excel sí se puede editar, los datos se presentaban a la auditoría impresos en papel.
Dynamics 365 Business Central: el caballo ganador
Cuando Eduard nos llamó para que le ayudásemos a digitalizar la empresa, ya sabía qué ERP quería implementar: «Microsoft Business Central cuenta con el respaldo del fabricante líder. Es un programa robusto y accesible desde cualquier dispositivo. También es importante para mí que los recursos que tienes a tu alcance en internet son inacabables», dice Eduard. Además, como ya tenían las licencias de Office 365, añadir la App de Business Central era el paso natural.
Mejoras sustanciales
Las personalizaciones que hemos hecho sobre el ERP estándar han conseguido simplificar procesos y adaptarlos a las normativas propias de su industria:
- Trazabilidad resuelta: para CLINIPRO, la calidad de su maquinaria es prioridad número uno. Nosotros hemos automatizado procesos en la cadena de producción que permite que CLINIPRO lleve una trazabilidad más rigurosa en menos tiempo.
- Configuración de los agentes comerciales, personalizando ventas, estadísticas y comisiones para cada uno de ellos.
- Creación de roles según el usuario que acede al ERP. Esto ha permitido que el personal de almacén y producción pueda tener su propia licencia y, por ende, pueda consultar e introducir información en el mismo lugar que el resto del equipo. Se acabaron las tareas duplicadas.
Pero el trabajo de DAIRA empezó aquí. Eduard recuerda cómo, después del arranque del nuevo sistema de gestión, nuestro soporte no flaqueó: «Además de la implicación y cercanía del equipo de DAIRA, valoro que siempre han estado ahí para resolver nuestras dudas y atender a nuestras necesidades, incluso después de haber acabado con éxito el proyecto de implementación de Business Central», dice Plan.
